Zarządzenie Nr 560/23

Burmistrza Knyszyna

z dnia 8 grudnia 2023 r.

  w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, odzwierciedlającej sposób rozstrzygania oraz załatwiania spraw w Urzędzie Miejskim w Knyszynie

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.) oraz § l ust. 3 i 5, § 2, § 16 ust. 2, § 17 ust. 6, § 20 ust. 6 i § 42 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z poźn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Powołuję Zespół ds. EZD, którego zadaniem jest zapewnienie wdrożenia, utrzymania i rozwoju systemu EZD-PUW w Urzędzie Miejskim w Knyszynie. Skład osobowy Zespołu ds. EZD określono w Instrukcji zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, odzwierciedlającej sposób rozstrzygania oraz załatwiania spraw, stanowiącej Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 2. Wyznaczam Panią Dorotę Purzecką – pracownika wykonującego czynności archiwisty zakładowego – na koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Knyszynie.

§ 3. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu Miejskiego w Knyszynie jest system tradycyjny, rozumiany jako system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

§ 4. Wprowadzam wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw poprzez określenie klas z wykazu akt, w których sprawy będą rejestrowane i prowadzone w Systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, zwanym dalej systemem EZD-PUW.

§ 5. System EZD-PUW wykorzystywany jest jako pomocnicze narzędzie informatyczne w rozumieniu § 39 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej.

§ 6. Wykaz wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw określono w Instrukcji zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, odzwierciedlającej sposób rozstrzygania oraz załatwiania spraw.

§ 7. Dla wyjątków nie prowadzi się pomocniczo dokumentacji papierowej, z zastrzeżeniem przepisów wymagających papierowej postaci dokumentu.

§ 8. Szczegółowe zasady zarządzania dokumentacją w Urzędzie określa Instrukcja zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, odzwierciedlająca sposób rozstrzygania oraz załatwiania spraw.

§ 9. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu do przestrzegania zasad procedur określonych w Zarządzeniu.

§ 10. Traci moc Zarządzenie nr 131/15 Burmistrza Knyszyna z dnia 31 grudnia 2015 r. w sprawie wskazania sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych, wskazania koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek które nie są otwierane w punkcie Kancelarii Ogólnej w Urzędzie Miejskim w Knyszynie.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.