Zarządzenie Nr 131/15
BURMISTRZA KNYSZYNA

z dnia 31 grudnia 2015 r.

w sprawie wskazania sposobów  wykonywania czynności kancelaryjnych, wskazania koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek które nie są otwierane w punkcie Kancelarii Ogólnej w Urzędzie Miejskim w Knyszynie

   Na postawie art. 33 ust. 3 z dnia 8  marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515), § 1 ust. 3 oraz § 2 ust. 2 i 3  rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm. ) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w  Knyszynie (zwany dalej Urzędem )  jest system tradycyjny.   

2. Z dniem 1 stycznia 2016 r. wprowadzam w Urzędzie system informatyczny -  elektroniczny obieg dokumentów „SmartDoc” (zwany dalej EOD)  jako system wspomagający.

3. W systemie elektronicznym EOD prowadzone są sprawy wytypowane do pilotażu.

§ 2.  W EOD tworzy się, prowadzi ewidencję i rejestrację, przechowuje oraz zapewnia ochronę przed uszkodzeniem zniszczeniem bądź utratą akta spraw w postaci elektronicznej objętych pilotażem.

§ 3. 1. W Urzędzie ustala się jeden punkt Kancelarii Ogólnej,

2. Kancelaria Ogólna prowadzi rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej.

3.Określa się listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez Kancelarię Ogólną w Urzędzie:

1)  o klauzuli „poufne” i „zastrzeżone” (zakaz dotyczy drugiej, wewnętrznej koperty którą za pokwitowaniem należy przekazać do Kancelarii Tajnej ),

2) ofert przetargowych,

3) ofert w konkursach ogłoszonych przez Burmistrza Knyszyna,

4) ofert kandydatów w naborze na stanowiska pracy.

4. Po otwarciu przesyłki w punkcie Kancelarii Ogólnej sprawdza się czy:

      1) do pisma jest dołączona podana liczba załączników,

      2) wewnątrz znajdują się wszystkie pisma których znaki umieszczone zostały na kopercie lub opakowaniu.

5. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim oraz w systemie EOD. Jeśli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego należy dokonać odpowiedniej adnotacji na kopercie lub opakowaniu oraz w systemie EOD.

§ 4.  Każda przesyłka otrzymuje w systemie EOD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określony jako numer z rejestru przesyłek wpływających,  prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

§ 5. 1. Wpływy na nośnikach papierowych są skanowane po zaewidencjonowaniu w systemie EOD oraz naniesieniu identyfikatora.

2. Przesyłki na nośniku papierowym punkt Kancelarii Ogólnej rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma, w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma,

2) danych na kopercie, w przypadku gdy nie ma możliwości jej otwarcia.

3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów gdy:

1) rozmiar strony jest większy niż A4,

2) liczba kartek jest większa niż 50,

3) treść jest nieczytelna,

4) postać lub forma pisma jest inna niż papierowa,

5) postać lub forma pisma jest niemożliwa do skanowania.

4. Ustala się, iż maksymalna wielkość przesyłki przekazywanej do Urzędu na informatycznym nośniku danych którą bezpośrednio włącza się do EOD wynosi 15 MB.

§ 6. 1. W Urzędzie prowadzi się następujące rejestry:

1) rejestr skarg i wniosków,

2) rejestr przesyłek wpływających,

3) rejestr przesyłek wychodzących,

4) inne rejestry, których obowiązek prowadzenia nakładają przepisy prawa,

2. W systemie elektronicznym EOD jest prowadzony rejestr przesyłek wpływających.

3. W kolejnych etapach pilotażu dopuszcza się prowadzenie w EOD kolejnych rejestrów.

§ 7. 1. W przypadku awarii EOD upoważniam Sekretarza Gminy Knyszyn do podjęcia decyzji w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym zgodnie z zasadami i trybem określonym w instrukcji kancelaryjnej.

2. Po ustaniu awarii należy:

1) niezwłocznie nanieść unikatowy identyfikator,

2) wykonać odwzorowanie cyfrowe wpływu na nośniku papierowym,

3) odzwierciedlić w EOD przebieg załatwiania spraw,

§ 8. 1. Na koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Knyszynie wyznacza się Panią Dorotę Purzecką – Inspektora wykonującego czynności archiwisty zakładowego

2. Do zadań koordynatora należy:

1) udzielanie pomocy w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,

2) udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu z zakresu obsługi EOD,

3) udział w testowaniu nowych funkcjonalności EOD,

4) informowanie o nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych oraz dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw oraz zgłaszanie potrzeb w celu ich rozwiązania.

§ 9.  Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Knyszyn.

§ 10. Traci moc zarządzenie nr 40/2015 Burmistrza Knyszyna z dnia 17 marca 2015r. w sprawie wskazania sposobów  wykonywania czynności kancelaryjnych, wskazania koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek które nie są otwierane w Sekretariacie  Urzędu Miejskiego w Knyszynie.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016r.                                                                                                 

                                                                           Burmistrz

                                                                        Jarosław Antoni Chmielewski