Zarządzenie Nr 21/15

Burmistrza Knyszyna

z dnia 15 stycznia 2015 r.

w sprawie zasad kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Knyszynie.

Na podstawie art. 53 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), art. 20, 21, 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.)

- Rozporzadzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2013 r. poz. 289),

- Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375),

- Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2014 r. poz. 119),

- Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773),

zarządza się, co następuje:

§ 1. 1.Celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się zasady kontroli wewnętrznej i obiegu  dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Knyszynie.

2. Dokumentacja każdej operacji gospodarczej utworzona lub przyjęta w jednostce powinna umożliwiać jej przeanalizowanie na początku, w trakcie jej trwania i po jej zakończeniu.

§ 2.  Niniejsza instrukcja określa zasady:

a) rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji gospodarczych,

b) zatwierdzania operacji gospodarczych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,

c) podziału kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzania, realizacji i rejestrowania operacji gospodarczych pomiędzy różnych pracowników,

d) weryfikacji operacji gospodarczych przed i po realizacji.

§ 3. 1. Dokumentem księgowym jest dokument stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej i podlegający ujęciu w księgach rachunkowych.

2. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

2) określenie stron ( nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

3. Dowód ksiegowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie jej wartości na walute polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

§ 4. 1. Dowody dzielą się na:

a) Zewnętrzne obce – otrzymywane od kontrahentów, np. faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe.

b) Zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom, np. faktury VAT, noty obciążeniowe, decyzje, zezwolenia.

c) Wewnętrzne – sporządzane w jednostce, np. polecenia ksiegowania PK, przyjęcie Srodka trwałego OT, przekazanie środka trwałego PT itp.

2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być także:

a) dowody zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w zestawieniu zbiorczym pojedyńczo wymienione,

b) dowody korygujące poprzednie zapisy,

c) dowody zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego.

§ 5. 1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

2. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

3. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie.

4. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Powyższe zasady poprawiania błędów maja zastosowanie wyłącznie dla tych dowodów, dla których nie został przepisami szczególnymi ustalony zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, jak np. czeki gotówkowe, pokwitowania w kwitariuszach przychodowych, itp.

5. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie jednego z nich. Pozostałe dowody i kopie kasuje się, zamieszczając na nich w sposób wyraźny następujący zapis: „Nie stanowi podstawy do wypłaty”.

§ 6. 1. Dowody ksiegowe podlegają odpowiedniej ewidencji i obiegowi w zależności od ich rodzajów. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą

2. Dowody księgowe podlegają odpowiedniej weryfikacji i zatwierdzeniu przed ich ujęciem w księgach rachunkowych.

3. Dowody księgowe, na podstawie których dokonywane sa wydatki, podlegaja przed dokonaniem zapłaty autoryzacji kierownika jednostki lub osób przez niego upoważnionych.

§ 7. 1. Obieg dokumentów ksiegowych rozpoczyna się w komórce organizacyjnej z chwilą wpływu dokumentu do komórki.

2. Dokumenty zewnętrzne obce mogą wpływać do jednostki w następujacy sposób:

a) do sekretariatu – gdzie dokument zostaje opatrzony stemplem wpływu, a następnie przekazany do odpowiedniej komórki organizacyjnej, w której jego wpływ jest potwierdzony podpisem w rejestrze przesyłek wpływających,

b) bezpośrednio do komórki organizacyjnej, gdzie dokument zostaje opatrzony adnotacją z datą wpływu do komórki,

c) być bezpośrednio odbierane przez przcownika jednostki, który niezwłocznie (najpóźniej w następnym dniu po odebraniu) przekazuje dokument do komórki organizacyjnej lub sekretariatu, gdzie zostaje opatrzony stemplem wpływu.

Niedopuszczalne jest przetrzymywanie dokumentów przez pracownika.

3. W przypadku wpływu dokumentu do komórki, która nie jest właściwa, komórka ta zobowiazana jest do potwierdzenia adnotacją zawierajaca datę wpływu dokumentu, a następnie do niezwłocznego przekazania dokumentu do komórki właściwej, która potwierdza swoją adnotacją zawierająca datę wpływu. Datą wpływu dokumentu do jednostki jest w takiej sytuacji data wpływu do komórki niewłaściwej rzeczowo.

4. Wykaz dokumentów stanowiących podstawę do dokonywania zapisów w urządzeniach księgowych stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

5. Szczegółowy schemat obiegu dokumentów finansowo-księgowych podlegajacych księgowaniu w urzadzeniach księgowych prowadzonych dla budżetu gminy stanowi załącznik Nr 2 do Zarządzenia.

6. Szczegółowy schemat obiegu dokumentów finansowo-księgowych podlegajacych księgowaniu w urzadzeniach księgowych prowadzonych dla jednostek budżetowych stanowi załącznik Nr 3 do Zarządzenia.

7. Szczegółowy schemat obiegu dokumentów finansowo-księgowych podlegających księgowaniu w urządzeniach księgowych rachunkowości podatków i opłat stanowi załącznik Nr 4 do Zarządzenia.

8. Załączniki te podlegaja uzupełnieniu o dokumenty, które wchodzą do obiegu po wejściu w życie niniejszego Zarządzenia.

§ 8. 1. Dokument ksiegowy przed ujęciem w ksiegach rachunkowych podlega kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.

2. Dokument stanowiacy podstawę do zaciągnięcia zobowiazania lub dokonania wydatku podlega dodatkowo wstępnej kontroli zgodności z planem finansowym.

3. Każdy z wyżej wymienionych rodzajów kontroli powinien być przeprowadzany przez inną osobę. W razie niemożliwości takiej kontroli z powodu nieobecności którejś z osób dopuszcza się odstępstwa od tej zasady.

4. Pracownicy, którym powierzono obowiązki w zakresie przeprowadzania kontroli i podpisywania dokumentów finansowo-księgowych pod względem merytorycznym dokonują wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków budżetowych jednostki i określają ich klasyfikację zgodnie z obowiązujacymi przepisami w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych potwierdzając to datą i własnoręcznym podpisem.
5. Kierownik jednostki lub upoważnieni pracownicy (zastępca Burmistrza, Sekretarz ) dokonują weryfikacji dokumentów finansowo-ksiegowych pod względem przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, potwierdzając to własnoręcznym podpisem.

6. Dokument stanowiący podstawę zapisu w księgach rachunkowych podlega dekretacji (zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – tj. właściwe konto oraz klasyfikacja budżetowa).

§ 9. 1. Kontrola pod względem merytorycznym przeprowadzana jest przez pracownika komórki merytorycznej, we właściwości której pozostaje dokumentowana operacja gospodarcza.

2. Zatwierdzenie dowodu pod względem merytorycznym oznacza, że:

a) dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

b) operacja gospodarcza jest celowa, tj. jej wykonanie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki,

c) dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości,

d) na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta odpowiednia umowa lub złożono zamówienie,

e) zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

- uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

- optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

- w sposób umożliwiający terminowa realizację zadań,

- w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

f) zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z postanowieniami zawartej umowy i obowiązującym prawem,

g) dostawy, usługi lub roboty budowlane , których wykonanie potwierdza dokument, zostały rzeczywiście wykonane w sposób prawidłowy i zgodny z umową/zleceniem i odpowiadają wymaganiom jednostki.

3. Na dowód przeprowadzonej kontroli merytorycznej na dowodzie zamieszcza się adnotację „sprawdzono pod względem merytorycznym” opatrzona datą dokonania kontroli oraz podpisem osoby jej dokonującej.

4. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej dowodu zamieszcza na nim także krótki opis operacji gospodarczej, ze wskazaniem przeznaczenia realizowanych dostaw, usług lub robót budowlanych oraz stwierdzeniem, że zostały faktycznie wykonane zgodnie z umową/zamówieniem.

5. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości pod względem merytorycznym powinny być uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, podpisanym przez sprawdzającego pracownika. Stwierdzone nieprawidłowości mogą być podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania, niedokonania zapłaty lub żądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej.

6. Do dowodów obejmujących należności za dostawy, usługi lub roboty budowlane załącza się protokół odbioru podpisany przez strony.

7. Wykaz osób uprawnionych do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym przedstawia załącznik Nr 5 do Zarządzenia.

§ 10. 1. Kontrola pod względem formalno-rachunkowym przeprowadzana jest przez pracownika komórki finansowej.

2. Zatwierdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym oznacza, że:

a) dowód został opatrzony właściwymi oznaczeniami stron biorących udział w zdarzeniu,

b) dowód zawiera elementy wymagane postanowieniami paragrafu 3 pkt 2 zasad, w szczegółności datę wystawienia dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, określenie przedmiotu operacji oraz jej wartości i ilości oraz podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie,

c) dokonano kontroli pod względem formalno-rachunkowym, tj. dowód opatrzony jest klauzulą o dokonaniu tej kontroli,

d) wynik dokonania kontroli pod względem formalno-rachunkowym umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w ksiegach rachunkowych,

e) dowód jest wolny od błędów rachunkowych,

f) dowód posiada przeliczenie dokonane w sposób prawidłowy na walute polską, jeśli opiewa na walutę obcą.

3. Na dowód przeprowadzonej kontroli w w/w zakresie na dowodzie zamieszcza się adnotację: „sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym”, opatrzoną datą dokonania kontroli oraz podpisem osoby jej dokonującej.

4. Wykaz osób uprawnionych do sprawdzania dowodów pod względem formalno-rachunkowym przedstawia załącznik Nr 6 do Zarzadzenia.

§ 11. 1. Na dokumentach źródłowych pod pieczęcią: „Zatwierdzono do wypłaty ze środków” podpis kierownika jednostki lub osoby upoważnionej oznacza zatwierdzenie dokumentu do wypłaty. Podpis skarbnika lub osoby upoważnionej oznacza, iż dokonano wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczej i finansowej. Wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oznacza, że zobowiązania lub wydatki wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

2. Kontrola dokonywana jest przed zaciągnięciem zobowiązania lub dokonaniem wydatku.

3. Wykaz osób uprawnionych do zatwierdzania dowodów do wypłaty stanowi załącznik Nr 7 do Zarządzenia.

4. Wykaz osób uprawnionych do odbioru faktur VAT przedstawia załącznik Nr 8 do Zarządzenia.

§ 12. 1. Wstępna kontrola kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oznacza, że osoba jej dokonująca nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem oraz nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji.

§ 13. 1. Dowodem dokonania wstępnej kontroli, o której mowa w paragrafie 11 i 12 jest podpis skarbnika złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

2. W razie ujawnienia nieprawidłowości skarbnik zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

3. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach skarbnik zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

4. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej organ stanowiący jst oraz Regionalną Izbę Obrachunkową uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji.

5. W celu realizacji swoich zadań skarbnik ma prawo:

1) żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źrodłem tych informacji i wyjaśnień,

2) wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego maja być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

§ 14. 1. Dowody stanowiące podstawę wydatku podlegają zatwierdzeniu (autoryzacji) przez kierownika jednostki.

2. Na dowód dokonania polecenia wydatku, kierownik jednostki składa na dokumencie podpis pod adnotacją „ Zatwierdzono do wypłaty”.

3. Na dowodach, na podstawie których dokonano wydatku, umieszcza się klauzulę „zapłacono gotowką, czekiem, przelewem dnia….. podpis…..” upoważnionego pracownika księgowości, uniemożliwiające powtórne dokonanie wydatku na podstawie tego samego dowodu.

§ 15. 1. Dekretacja dowodów księgowych polega na oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych zgodnie z zasadami ustalonymi w Zakładowym Planie Kont.

2. Po otrzymaniu dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty następuje ich dekretacja polegająca na:

a) nadaniu oznaczenia klasyfikacji budżetowej,

b) wskazaniu odpowiednich kont

c) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany,

d) oznaczenie dowodu księgowego numerem, pod którym został zarejestrowany, w sposób pozwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi.

e) złożeniu podpisu osoby dekretującej.

3. Dekretacji dokonują: inspektor ds/księgowości budżetowej oraz podinspektor ds. ksiegowości budżetowej.

§ 16. 1. Pracownicy, którym powierzono obowiązki w zakresie przeprowadzania kontroli i podpisywania dokumentów finansowo-księgowych pod względem merytorycznym dokonują wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków budżetowych jednostki i określają ich klasyfikację zgodnie z obowiązujacymi przepisami w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych potwierdzając to datą i własnoręcznym podpisem.

§ 17. 1. Zaciąganie zobowiazań z tytułu dostaw, robót i usług oraz z tytułu umów o pracę itp. może odbywać się tylko w ramach kwot przewidzianych na te cele w budżecie do wysokości kwot uchwalonych przez Radę. Mogą być zaciągane zobowiązania z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki (np. zakup opału, energii elektrycznej, wody).

2. W momencie podpisania umowy z kontrahentem, pracownikiem, wystawiania delegacji służbowej pracownikowi, wydania decyzji lub dyspozycji ustnej związanej z wydatkowaniem środków pienięznych następuje zaangażowanie wydatków budżetowych.

2. Zaangażowanie nie może przekroczyć kwot planu finansowego.

3. Kierownicy poszczególnych referatów oraz kierownik jednostki zobowiązani są przekazywać skarbnikowi w/w umowy i decyzje na bieżąco, celem umożliwienia ich terminowego zaksięgowania w związku z koniecznością wykazania kwot zaangażowania w sprawozdaniu Rb 28 S o wydatkach budżetowych. Ewidencja zaangażowania musi być prowadzona na koncie pozabilansowym wg klasyfikacji budżetowej.

§ 18. 1.Zaliczki udzielone własnym pracownikom, lub w razie konieczności pracownikowi jednostki organizacyjnej gminy powinny być rozliczone w terminie 7 dni od daty udzielenia zaliczki. W wyjątkowych uzasadnionych przypadkach Burmistrz może zezwolić na  przedłużenie tego terminu maksymalnie do 14 dni.

2. Zaliczki, które nie zostały rozliczone w ustalonym terminie potrąca się przy najbliższej wypłacie wynagrodzenia.

3. Zaliczki stałe odnawialne powinny być rozliczone do końca roku budżetowego.

§ 19.  Osoba, której Burmistrz powierzył obowiązki magazyniera  odpowiedzialna jest za ilościowy i jakościowy stan materiałów znajdujących się w magazynie i na składach. Pracownik taki obowiązany jest złożyć deklarację następującej treści:

 

„Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność za powierzone materiały i zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia gospodarki materiałowej i ewidencji zapasów magazynowych”. Data i podpis.

§ 20. 1.Dla opieki nad środkami rzeczowymi Burmistrz wyznacza pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi i wyposażeniem w użytkowaniu. Do obowiązków takiego pracownika należy m.in. zorganizowanie należytego oznakowania tych środków oraz ich zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem itp. Obowiązki te nie mogą być powierzone Skarbnikowi i inspektorowi ds. księgowości budżetowej.

2.Znajdujące się w Urzędzie Miejskim środki trwałe powinny być oznaczone inicjałami jednostki, numerem przedmiotu, natomiast wyposażenie w użytkowaniu-inicjałami jednostki. Numerem inwentarzowym przedmiotu jest numer kolejny przychodu, pod którym przedmiot został zapisany w księdze inwentarzowej. Oznaczenia te powinny być namalowane farbą olejną, tuszem, wytłoczone,  lub w inny sposób wykonane tak, aby było trwałe i wyraźne.

3. W przypadku dokonanych zakupów środków trwałych lub pozostałych  środków trwałych z funduszu sołeckiego Burmistrz wyznacza osobę odpowiedzialną za właściwą gospodarkę tymi składnikami majątku.

§ 21. 1.Za rzetelne przekazywanie informacji o stanie mienia komunalnego odpowiada inspektor ds. nieruchomości, geodezji i zamówień publicznych.

2.Na podstawie otrzymanych informacji Burmistrz przedstawia wymaganą informację o stanie mienia komunalnego Radzie Miejskiej oraz  Regionalnej Izbie Obrachunkowej.

§ 22. Zobowiązuje się Sekretarza Gminy Knyszyn do zapoznania wszystkich pracowników Urzędu z treścią niniejszego Zarządzenia.

§ 23. Traci moc Zarządzenie Nr 43/11 Burmistrza Knyszyna z dnia 30 maja 2011 r. w sprawie zasad kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Knyszynie.

§ 24. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Burmistrz Knyszyna

Jarosław Antoni Chmielewski