Kontrola Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
PROTOKÓŁ KONTROLI
Urzędu Miejskiego w Knyszynie
Kontrola została przeprowadzona 8, 9 i 10 lutego 2005 roku przez starszego inspektora wojewódzkiego mgr Andrzeja Jankowskiego na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (Nr 3/05 z 27 stycznia 2005 roku).
Temat kontroli: załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej.
Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2004 roku do dnia kontroli.
Burmistrzem Knyszyna był od 16 listopada 2002 roku mgr Andrzej Matyszewski.
Sekretarzem gminy był od 30 grudnia 2002 roku mgr Robert Kondrakiewicz.
Zastępcą burmistrza był od 2 grudnia 2002 roku mgr Robert Sidorski.
Adres Urzędu: 19-120 Knyszyn, ul. Rynek 39; numer REGON: 000528853, numer NIP: 546-10-11-889.
U s t a l e n i a k o n t r o l i :
1. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.
1) Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Knyszynie określił Regulamin Organizacyjny nadany zarządzeniem Nr 112/05 burmistrza z 25 stycznia 2005 roku. Obowiązuje on od dnia podpisania i nie został dotychczas zmieniony.
Zasady przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli określono w rozdziale VI wspomnianego Regulaminu (strony 1 i 2 akt kontroli), dotyczącym również trybu przyjmowania i załatwiania innych spraw indywidualnych.
W dokumencie tym zapisano, że w sprawach skarg i wniosków burmistrz przyjmuje w poniedziałki od 1000 do 1300 i w czwartki w godzinach 800 - 1300 (§ 17 ust. 1), a jeżeli wyznaczony dzień był wolny od pracy - przyjęcia odbywają się "w następnym dniu roboczym" (§ 17 ust. 2). KPA w art. 253 § 3 stanowił: "Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy", natomiast Urząd Miejski był czynny w poniedziałki od 800 do 1600, a w pozostałe dni tygodnia od 745 do 1545.
"Koordynację realizacji zadań w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków prowadzi Referat Organizacyjny" (§ 18 Regulaminu).
"Sekretarz gminy, kierownicy referatów i pracownicy Urzędu obowiązani są do przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy" (§ 19 ust. 1).
"Rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie skarg i wniosków należy do jednostek organizacyjnych Urzędu właściwych ze względu na przedmiot sprawy lub do pracownika wskazanego przez burmistrza" (§ 21 ust. 1).
"Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje burmistrz" (§ 21 ust. 3)
"Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny być rozpatrzone i załatwione niezwłocznie, nie później jednaj niż w terminie 7 dni..." (§ 21 ust. 4).
Do zadań sekretarza gminy należało m.in. pełnienie funkcji kierownika Referatu Organizacyjnego (§ 8 pkt 1) oraz sprawowanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie, w tym kontrolowanie przestrzegania przepisów KPA (§ 4 ust. 3). Na podstawie § 37 Regulaminu sekretarz był również koordynatorem działalności kontrolnej w Urzędzie.
Ponadto Regulamin Organizacyjny Urzędu stanowił:
"Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy w szczególności: ...12) Rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli" (§ 11).
"Do kompetencji i zadań Referatu Organizacyjnego należy: ...6) nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków obywateli oraz interpelacji i wniosków radnych" (§ 12).
Na podstawie analizy zakresów czynności pracowników Urzędu stwierdzono, że wszystkie zawierają następujące zadanie: "rozpatrywanie i załatwianie interpelacji i wniosków radnych oraz skarg i wniosków mieszkańców".
Do zakresu sekretarza R. Kondrakiewicza dodatkowo wpisano m.in. "ustalanie zakresów czynności na poszczególnych stanowiskach pracy", "kontrowanie wykonywania przez pracowników zadań wynikających z ich zakresu czynności" i "koordynowanie pracami należącymi do Urzędu".
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (D. U. Nr 5, poz. 46) mówiło w § 3 ust. 1: "Przyjmowanie... skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom".
2) Do dnia kontroli nie unormowano szczegółowych kwestii dotyczących przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli przez Radę Miejską, która w myśl art. 229 pkt 3 KPA była właściwa do rozpatrywania skarg na burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. W szczególności nie ustalono dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, nie wyznaczono też konkretnej osoby (osób) do przyjmowania w imieniu Rady skarg i wniosków.
Na najbliższej sesji przedmiotem obrad będzie projekt uchwały wprowadzającej do Statutu Gminy dodatkowy rozdział VIa, zatytułowany "Organizacja przyjmowania i załatwiania przez Radę skarg i wniosków obywateli" (treść tej uchwały przedstawiają strony 3 i 4 akt kontroli).
Art. 253 KPA: "§ 1. Organy... samorządu terytorialnego... obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach. § 2. Kierownicy organów wymienionych w § 1 lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu. § 3. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. § 4. Informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona w widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej oraz w podporządkowanych jej jednostkach organizacyjnych".
§ 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (D. U. Nr 5, poz. 46): "1. Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom. 2. W siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu, umieszcza się informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski".
3) Na oszklonej i zamykanej tablicy informacyjnej, stojącej przed budynkiem Urzędu, zamieszczono ogłoszenie wskazujące terminy przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez burmistrza (w poniedziałki od 10.00 do 13.00 oraz w czwartki od 8.00 do 16.00) i jego zastępcę ("w godzinach pracy Urzędu"). Takie samo ogłoszenie zamieszczono również na obszernej tablicy znajdującej się w holu budynku, na parterze.
Na obu wskazanych wyżej tablicach wywieszono także następujące ogłoszenie: "Przewodniczący Rady Miejskiej w Knyszynie przyjmuje obywateli w czwartki w godzinach 9.00 - 11.00".
Ponadto, informacja o terminach przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez burmistrza znajdowała się również obok tablicy dotyczącej lokalizacji komórek organizacyjnych Urzędu (w holu budynku, na parterze), natomiast na drzwiach gabinetu przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Rady (pokój Nr 7) uwidoczniono wiadomość: "Interesanci przyjmowani są w czwartki w godzinach od 9.00 - 11.00".
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (D. U. Nr 5, poz. 46) mówiło w § 3: "...2. W siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu, umieszcza się informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski".
4) Stosownie do art. 253 § 4 KPA i § 17 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, informację o terminach przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków przez burmistrza przekazano do wywieszenia kierownikom tych jednostek organizacyjnych, których siedziby znajdowały się poza budynkiem Urzędu. Nie przekazano im jednak analogicznej informacji dotyczącej przyjmowania obywateli w tych sprawach przez Radę Miejską.
5) Prowadzono ewidencję obywateli przyjętych przez burmistrza w sprawach petycji, skarg i wniosków. Odnotowano w niej pięciu interesantów przyjętych w 2003 roku i jednego - w 2004 roku. Wniesione sprawy dotyczyły zanieczyszczenia środowiska (2), wysokości otrzymywanego wynagrodzenia, zachwaszczenia posesji, zniszczenia ogrodzenia i prawidłowości naliczenia podatku.
6) Urząd dysponował drukami protokołu przyjęcia podania, skargi lub wniosku wnoszonego ustnie; druki te uwzględniały dane wskazane w § 6 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. W analizowanym okresie nie przyjęto do protokołu ani jednej ustnej skargi lub ustnego wniosku, nie było również przypadku wniesienia ich pocztą elektroniczną.
7) Urząd posiadał centralny rejestr skarg i wniosków, oznaczony symbolem 0560 i kategorią A. Prowadzono go od 2002 roku.
Za prowadzenie rejestru odpowiedzialna była inspektor ds. organizacyjnych i kadrowych Dorota Purzecka (część E punkt 4 jej zakresu czynności).
8) Skargi oraz związaną z nimi dokumentację przechowywano w teczce aktowej oznaczonej symbolem 0561 (prowadzono do niej spis spraw).
Przesłaną Wojewodzie informację na temat przyjmowania i załatwiania w 2003 roku skarg i wniosków odłożono do teczki "0563 Analizy i oceny skarg i wniosków. Kat. A".
9) Wniesione skargi zakwalifikowano prawidłowo, tj. według zasad określonych w art. 227 KPA.
10) Na podstawie rejestru oraz spisów spraw do teczek 0561 i 0562 ustalono, że od 1 stycznia 2004 roku wpłynęło do Urzędu osiem skarg (z tego siedem w 2004 roku), nie wniesiono natomiast ani jednego wniosku.
Tematyka oraz sposób załatwienia skarg przedstawiały się następująco:
a) 23 stycznia 2004 roku wpłynęła skierowana do przewodniczącego Rady skarga mieszkańca gminy z 22 stycznia wyrażająca niezadowolenie z udzielonych przez burmistrza odpowiedzi na dziewięć pytań dotyczących spraw publicznych.
Pismem z 20 lutego przewodniczący poinformował skarżącego, że udzielone odpowiedzi były prawdziwe i "adekwatne do zadanych pytań".
Z art. 229 pkt 3 KPA wynikało, że organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań (działalności) burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w sprawach należących do zadań własnych gminy, była rada gminy.
b) 3 marca 2004 roku wpłynęły przekazane przez Wydział Prawny i Nadzoru PUW w Białymstoku kserokopie dwóch skarg (jednej z 22 lutego, drugiej bez widocznej daty; obie te skargi wniosła osoba będąca autorem skargi opisanej w punkcie a niniejszego protokołu) dotyczących nierozpatrzenia poprzedniej skargi przez Radę i Komisję Rewizyjną, braku w Biuletynie Informacji Publicznej oświadczeń majątkowych i protokołów sesji oraz żądania opłaty za udostępnienie protokołów trzech ostatnich sesji.
Na posiedzeniu z 10 marca Komisja Rewizyjna rozpatrzyła skargę z 22 stycznia (dotyczącą udzielenia niepełnych informacji) i zaproponowała Radzie jej oddalenie (w piśmie z 11 marca, podpisanym przez jej przewodniczącego).
Na sesji z 18 marca Rada, po zapoznaniu się z opinią Komisji Rewizyjnej, bez dyskusji, przyjęła uchwałę Nr XIII/84/04 uznającą skargę za bezpodstawną. Uchwała ta nie zawierała uzasadnienia.
W aktach nie było kopii pisemnej odpowiedzi informującej zainteresowanego o sposobie załatwienia jego skarg; z protokołu sesji i załączonej do niego listy obecności wynikało, że skarżący uczestniczył w obradach, podczas których "przewodniczący poinformował obecnego na sali Pana..., iż Rada Miejska uznała skargę za bezzasadną".
Art. 237 § 3 KPA: "O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego".
Art. 238 § 1 KPA: "Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne".
Ani Rada Miejska, ani Komisja nie rozpatrzyły pozostałych zarzutów postawionych we wspomnianych wyżej dwóch skargach (dotyczących braku w Biuletynie oświadczeń majątkowych i protokołów sesji oraz żądania przez burmistrza opłaty za udostępnienie trzech ostatnich protokołów).
c) 17 czerwca 2004 roku do przewodniczącego Rady wpłynęła skarga radnego w sprawie niewypłacenia przez burmistrza części wynagrodzenia z tytułu nieterminowego złożenia oświadczenia majątkowego. Tego samego dnia przewodniczący przekazał sprawę Komisji Rewizyjnej "w celu rozpatrzenia". Komisja przeanalizowała ją na posiedzeniu z 24 czerwca formułując pisemną opinię. Tego samego dnia zainteresowany wycofał swoją skargę, dlatego nie doszło do jej rozpatrzenia na sesji.
d) W skardze z 20 lipca 2004 roku (wpłynęła 26 lipca) zarzucono burmistrzowi nieprawidłowości przy wymiarze podatku od nieruchomości, w tym nieudzielenie informacji o podstawach prawnych jego działań (do skargi dołączono protest podpisany przez 28 mieszkańców Knyszyna).
W negatywnej odpowiedzi z 28 lipca burmistrz obszernie uzasadnił swoje stanowisko.
Skargi tej nie przekazano do rozpatrzenia Radzie lub jej przewodniczącemu.
e) 2 sierpnia wpłynęła skarga na opieszałe załatwianie sprawy przez jednego z urzędników. W odpowiedzi z 16 sierpnia burmistrz uznał skargę za uzasadnioną i dodał, że za stwierdzone podczas kontroli wewnętrznej nieprawidłowości wymierzył winnemu pracownikowi karę nagany.
f) 10 sierpnia wpłynęła skarga na działalność burmistrza przy wymiarze podatku od nieruchomości (skargę przesłała RIO adresując ją do przewodniczącego Rady).
Ponieważ 12 sierpnia za pośrednictwem Wydziału Prawnego i Nadzoru PUW wpłynęła druga skarga tej samej osoby i w tej samej sprawie, dołączono ją do otrzymanej wcześniej z RIO.
Pismem z 2 września sekretarz gminy powiadomił skarżącego o tym, że skarga zostanie rozpatrzona na najbliższej sesji (nie wskazano jednak jej terminu)
Pismem z 6 września zaproszono zainteresowanego na posiedzenie Komisji Rewizyjnej, którego przedmiotem miało być m.in. rozpatrzenie skargi.
W pisemnej opinii Nr 3/2004 z 16 września Komisja uznała skargę za bezzasadną (stwierdzono w niej np., że klasyfikacja gruntów należała do kompetencji starosty).
Na sesji z 24 listopada (pod nieobecność skarżącego, który nie został indywidualnie zaproszony lub poinformowany o jej terminie) Rada, po dyskusji, przyjęła uchwałę Nr XVII/129/04 uznającą skargę za bezpodstawną, a jako uzasadnienie dołączono do niej opinię Komisji Rewizyjnej. Dodatkowo Rada, w drodze głosowania, postanowiła wystąpić do Starostwa Powiatowego w Mońkach "o wyjaśnienie istoty przekształcenia działek na osiedlu Zygmunta Augusta w Knyszynie z rolnych na budowlane".
Przy piśmie z 30 listopada przewodniczący Rady przesłał uchwałę skarżącemu oraz - do wiadomości - RIO, NIK i PUW.
Do skarżącego nie wysłano pisma informującego o przyczynach niezałatwienia skargi w terminie miesięcznym i wskazującego nowy termin załatwienia.
Art. 237 KPA stanowił:
"§ 1. Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca"...
§ 4. W razie niezałatwienia skargi w terminie określonym w § 1 stosuje się przepisy art. 36 - 38".
Art. 36 KPA:
"§ 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
§ 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu".
g) 16 listopada 2004 roku wpłynęła skarga mieszkańców wsi Kalinówka Kościelna na działalność Burmistrza i podległego mu Urzędu w sprawie zagrodzenia części drogi dojazdowej (wspomniano w niej, że sprawa ta została już wcześniej zasygnalizowana burmistrzowi w wystąpieniu z 9 września).
24 listopada przewodniczący Rady przekazał Komisji Rewizyjnej do rozpatrzenia skargą wraz z dokumentacją.
Na posiedzeniu z 30 listopada Komisja sporządziła pisemną opinię Nr 4/2004 negująca postawiony burmistrzowi zarzut zaniedbania.
Pismem z 15 grudnia sekretarz gminy powiadomił zainteresowanych o tym, że skarga zostanie rozpatrzona na najbliższej sesji, jednak jej datę określono jedynie ogólnie ("planowana jest na ostatnią dekadę grudnia 2004 r.").
Na sesji z 30 grudnia Rada podjęła uchwałę Nr XVIII/137/04 uznająca skargę za bezpodstawną. Uzasadnieniem tego stanowiska była opinia Komisji Rewizyjnej, którą załączono do uchwały.
Pismem z 6 stycznia przewodniczący powiadomił mieszkańców o sposobie załatwienia skargi dołączając opinię Komisji. W piśmie tym stwierdził, że - jego zdaniem - pomimo odrzucenia przez Radę zarzutów, niedociągnięciem "...był brak należytego przepływu informacji między Urzędem, a zainteresowaną stroną, tj. mieszkańcami wsi... Dlatego uważam, że skargi nie można uznać za bezzasadną".
Do zainteresowanych nie wystosowano zawiadomienia wymaganego przepisami art. 36 (w związku z art. 237 § 4) KPA.
h) 17 stycznia br. wpłynęła kolejna skarga mieszkańców wsi Kalinówka Kościelna w sprawie opisanej wyżej. Została ona rozpatrzona przez Komisję Rewizyjną na posiedzeniu z 8 lutego.
2) Na podstawie przedłożonych akt ustalono, że nie było przypadku przekazania skargi innym organom. Wszystkie przyjęto do załatwienia we własnym zakresie.
Jedna ze skarg została wniesiona przez radnego - Komisja Rewizyjna rozpatrzyła ją niezwłocznie, tj. siedem dni od daty wpływu.
Pięć skarg załatwiono w ciągu miesiąca, a dwie - po upływie tego terminu (punkty 10f i 10g niniejszego protokołu). Do dnia kontroli nie upłynął jeszcze miesięczny termin załatwienia ostatniej skargi.
13) W obu przypadkach, gdy załatwienie skargi w terminie miesięcznym okazało się niemożliwe, nie zawiadomiono skarżących o przyczynie zwłoki i o przewidywanym terminie załatwienia.
14) Negatywna odpowiedź na jedną ze skarg (punkt 10a protokołu) nie zawierała uzasadnienia faktycznego i prawnego. Autor skarg opisanych w punkcie 10b nie został pisemnie zawiadomiony o sposobie ich załatwienia. Nie wyjaśniono też niektórych zarzutów wysuniętych w obu tych skargach.
W pozostałych sprawach zawiadomienia zawierały wszystkie dane wymienione w art. 238 § 1 KPA .
15) Odpowiedzi, które otrzymali skarżący, były podpisane przez osoby do tego upoważnione, jednak skargi z punktów 10a i 10d protokołu załatwił niewłaściwy organ.
16) Odnotowano trzy przypadki wniesienia skargi przez osoby niezadowolone ze sposobu załatwienia poprzedniej skargi (punkty 10b, 10f i 10h protokołu).
17) W analizowanym okresie nie pociągnięto do odpowiedzialności służbowej żadnego pracownika za niewłaściwe lub nieterminowe załatwienie skargi.
Art. 223 § 2 KPA: "Pracownik... samorządowy, winny niewłaściwego i nieterminowego załatwiania skarg i wniosków, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa".
2. Udostępnianie informacji publicznej.
1. W rozdziale II Statutu Gminy Knyszyn (strony 5 i 6 akt kontroli) uregulowano niektóre kwestie dotyczące jawności działania organów gminy, w tym dostępu i korzystania z części dokumentów dotyczących wykonywania zadań publicznych.
Z przepisów tam zawartych wynika, że "Informacji w sprawie działania organów gminy udziela burmistrz Knyszyna oraz sekretarz gminy przyjmując interesantów w wyznaczonych dniach i godzinach. Informację o tym zamieszcza się na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim w Knyszynie" (§ 6 ust. 2).
"Obywatele mają prawo dostępu do dokumentów organów gminy, w tym do protokołów posiedzeń organów gminy i komisji Rady" (§ 6 ust. 4).
"W Urzędzie Miejskim, w wyodrębnionym pokoju, pracownicy Urzędu wyznaczeni przez burmistrza udostępniają obywatelom protokoły z posiedzeń organów gminy i komisji" (§ 6 ust. 5).
"Obywatele mają prawo przeglądania protokołów oraz sporządzania z nich notatek i odpisów w obecności pracownika Urzędu" (§ 6 ust. 6).
W § 7 Statutu wymieniono dopuszczone ustawami przypadki wyłączenie jawności niektórych informacji zawartych w protokołach.
"Odmowa udostępnienia protokołów z przyczyn określonych w § 7 wymaga uzasadnienia" (§ 8 ust. 1). "W przypadku wyłączenia z publicznego wglądu części protokołu z przyczyn określonych w § 7 wnioskodawcy udostępnia się wyciąg z protokołu" (§ 8 ust. 2).
W siedzibie Urzędu nie wywieszono ogłoszeń, o których mowa w § 6 ust. 2 Statutu (wskazujących terminy udzielania przez burmistrza i sekretarza informacji o działaniach organów gminy).
Nie ustalono zasad dostępu do innych niż protokoły dokumentów zawierających wiedzę o sprawach publicznych, podczas gdy art. 11b ustawy o samorządzie gminnym stanowił: "2. Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy. 3. Zasady dostępu do dokumentów i korzystania z nich określa statut gminy".
2. Gmina Knyszyn posiadała podmiotową stronę w Biuletynie Informacji Publicznej (pod adresem www.umwp-podlasie.pl/bip/knyszyn).
Na łamach tego teleinformatycznego publikatora, zwanego w skrócie BIP, zamieszczono szereg informacji wskazanych w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a m.in.:
- Statut Gminy,
- Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego, w tym strukturę organizacyjną, kompetencje kierownictwa i komórek organizacyjnych oraz miejsca załatwiania poszczególnych grup spraw,
- uchwały Rady i zarządzenia burmistrza podjęte od początku bieżącej kadencji,
- wykaz jednostek organizacyjnych gminy i adresy ich siedzib,
- wykaz sołectw z podaniem liczby mieszkańców i danych personalnych sołtysów,
- złożone w 2003 i 2004 roku oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych (burmistrza i jego zastępcy, sekretarza i skarbnika gminy, dziewięciu pracowników wydających decyzje administracyjne w imieniu burmistrza oraz kierowników ośmiu jednostek organizacyjnych gminy; kierownikiem Obsługi Finansowo-Księgowej Szkół był zastępca burmistrza),
- aktualne ogłoszenia, w tym dotyczące organizowanych przetargów,
- budżety gminy na lata 2003 i 2004 oraz sprawozdania z wykonania budżetów na lata 2002 i 2003,
- dokumenty zawierające strategie działania, plany, programy i zamierzenia (plany pracy stałych komisji Rady, plan rozwoju lokalnego, roczne programy "antyalkoholowe", program wspierania edukacji, strategia rozwoju miast i gmin dorzecza Biebrzy, strategia rozwiązywania problemów społecznych, program współpracy z organizacjami pozarządowymi, plan ochrony środowiska i gospodarki odpadami na lata 2004 - 2014),
- sposób przyjmowania i załatwiania spraw przez USC, Referat Finansowy i Referat Organizacyjny,
- wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz tryb i miejsce ich udostępnienia,
- tryb przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli przez burmistrza i pracowników Urzędu,
- wykaz mienia komunalnego według stanu na 31 grudnia 2003 roku, sporządzony dla potrzeb budżetowych (powierzchnia gruntów z podziałem na sposób ich zagospodarowania, liczba i rodzaje budynków i budowli bez wskazania ich powierzchni ogólnej lub użytkowej, długość dróg, sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, liczba samochodów i urządzeń technicznych - bez podania ich wartości i stopnia umorzenia) - strony 7 i 8 akt kontroli,
- wielkość długu publicznego istniejącego 31 grudnia 2003 roku oraz prognozowane zadłużenie na koniec 2004 roku,
- dane o wielkości pomocy publicznej udzielonej przez gminę,
- wzmiankę o sposobie udostępniania wiadomości publicznych nie zamieszczonych na łamach BIP.
Do Biuletynu nie wprowadzono statutów sołectw, protokołów kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych gminy i wystąpień pokontrolnych, projektów aktów prawa miejscowego, danych o ciężarach publicznych i majątku gminnych jednostek organizacyjnych, pochodzącym z zadysponowania majątkiem komunalnym, oraz o pożytkach z tego majątku i jego obciążeniach, sposobu przyjmowania i załatwiania spraw przez niektóre komórki organizacyjne Urzędu (art. 6 ust. 1 pkt 1b, 2f, 3d, 4a, 5d i 5h ustawy o dostępnie do informacji publicznej).
Nie wykorzystano BIP-u do powiadomienia mieszkańców o zwołanych sesjach i posiedzeniach komisji, o założeniach projektu budżetu gminy i wykorzystaniu środków budżetowych oraz o polityce społecznej i gospodarczej (art. 11b ust. 2 i art. 61 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym oraz § 6 ust. 3 Statutu Gminy).
Ponadto, gmina Knyszyn posiadała dodatkową stronę internetową (pod adresem www.knyszyn.pl) zawierającą podstawowe informacje o gminie i ważniejszych wydarzeniach, a także różne bieżące ogłoszenia. Zamieszczano tam również niektóre teksty z lokalnego miesięcznika "Nowy Goniec Knyszyński", wydawanego przez Urząd.
3. W formie ogłoszeń burmistrza, a więc nieformalnie, wyznaczono konkretne miejsca, gdzie możliwy był wgląd do dokumentów urzędowych.
Na dwóch tablicach, znajdujących się przed budynkiem i w holu budynku na parterze, wywieszono następujące ogłoszenia:
"Informuję, że zgodnie z ustawą z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198), obywatele mają prawo bezpłatnie korzystać z dostępu do informacji publicznej (z zastrzeżeniem art. 15 w.w. ustawy) w godzinach pracy Urzędu". "Informacje oraz dokumentację związaną z działalnością Rady Miejskiej w Knyszynie i jej komisji można uzyskać w pokoju Nr 16 Urzędu Miejskiego w Knyszynie w godzinach pracy. Informacje oraz dokumenty związane z działalnością burmistrza można uzyskać w pokoju Nr 12 Urzędu Miejskiego w godzinach jego pracy".
"Informuję, że zbiory aktów prawa miejscowego są wyłożone do wglądu w pok. Nr 16 Urzędu Miejskiego.
Informuję, że zbiory Dziennika Ustaw oraz Monitora Polskiego są wyłożone do wglądu w pok. Nr 12 Urzędu Miejskiego w godzinach pracy".
4. Urząd dysponował drukami pisemnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej, zgodnego z wzorem zamieszczonym w BIP; nie opracowano własnego wzoru takiego wniosku.
Nie prowadzono rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
W badanym okresie oficjalnie wniesiono dwa pisemne wnioski o udostępnienie informacji publicznej, które odnotowano w spisie spraw teczki zatytułowanej "Informacja publiczna".
Wniosek mieszkańca Warszawy o przekazanie różnych danych dotyczących gminy i Urzędu (ujętych w 11 pytań) wpłynął do Urzędu 12 stycznia 2004 roku - załatwiono go pismem z 19 stycznia, wysłanym pocztą.
Wniosek mieszkańca gminy o przekazanie kserokopii protokołów trzech ostatnich sesji Rady wpłynął 15 stycznia 2004 roku. Pismem z 27 stycznia burmistrz powiadomił zainteresowanego, że wskazany we wniosku sposób udostępnienia informacji wymaga poniesienia dodatkowych kosztów. Podał w nim wysokość należnej z tego tytułu opłaty oraz datę przekazania kserokopii z zastrzeżeniem, że nastąpi to "po wniesieniu opłaty". Ponadto pouczył o możliwości zmiany wniosku lub jego wycofania. Wnioskodawca nie uiścił żądanej opłaty, w związku z czym nie doszło do przekazania kserokopii.
Na podstawie przepisu art. 15 ust. 1 przedmiotowej ustawy, umożliwiającego pobieranie od wnioskodawców opłat z tytułu kosztów poniesionych w związku z udostępnieniem informacji lub przekształceniem jej w żądaną formę, burmistrz Knyszyna wydał zarządzenie Nr 65/03 z 29 grudnia 2003 roku w sprawie ustalenia wysokości opłat pobieranych za udzielenie informacji publicznej w postaci papierowej i na nośnikach elektronicznych (strony 9 i 10 akt kontroli).
W § 1 ust. 6 zarządzenia zapisano, że "Udostępnienie informacji publicznej ...następuje po wniesieniu opłaty", podczas gdy przedmiotowa ustawa z dnia 6 września 2001 r. w art. 15 ust. 2 stanowiła: "Podmiot... , w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek".
W § 2 zarządzenia postanowiono: "Przekazanie materiałów zawierających informację publiczną może być dokonane osobiście - za pokwitowaniem wnioskodawcy lub przesłane przesyłką poleconą - za pobraniem pocztowym", podczas gdy art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. upoważniał jedynie do pobrania od wnioskodawcy opłaty w wysokości odpowiadającej dodatkowym kosztom związanym ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub z koniecznością przekształcenia jej w żądaną formę.
Nie założono rejestru udostępnionych informacji.
Wskazane w art. 12 ustawy dane, służące oznaczeniu udzielonych na wniosek informacji, zamieszczono w pismach załatwiających tego rodzaju sprawy.
5. W zasadzie zapewniono jawność działania organów gminy, o której mowa w art. 11b ustawy o samorządzie gminnym.
Mieszkańców gminy powiadomiono o wszystkich sesjach Rady poprzez wywieszenie na dwóch tablicach informacyjnych, zainstalowanej przed budynkiem i w holu, na parterze budynku Urzędu, ogłoszeń wskazujących termin, miejsce i porządek obrad; (czynności tych nie udokumentowano - na kopiach ogłoszeń nie odnotowano daty i miejsca ich wywieszenia; strona 11 akt kontroli przedstawia przykładowe zawiadomienie dotyczące zwołania XVI sesji). Zawiadomień o zwołaniu sesji nie zamieszczono, ani w BIP, ani na dodatkowej stronie internetowej gminy.
O zwołanych posiedzeniach komisji Rady powiadomiono mieszkańców poprzez wywieszenie na dwóch w.w. tablicach urzędowych jednego egzemplarza zaproszenia skierowanego do członków komisji informującego o terminie, miejscu i tematyce obrad (tych czynności również nie udokumentowano - strona 12 akt kontroli). Zaproszeń nie wprowadzono, ani do BIP, ani na dodatkową stronę internetową gminy.
Statut Gminy w § 6 ust. 3 stanowił: "Informacje o posiedzeniach Rady i komisji umieszcza się na tablicach ogłoszeń w sposób zwyczajowo przyjęty na terenie gminy".
Regulamin Rady Miejskiej, stanowiący załącznik Nr 3 do Statutu, instruował w § 7 ust. 5: "Zawiadomienia o miejscu, terminie oraz problematyce obrad podaje się do wiadomości mieszkańców na trzy dni przed sesją poprzez rozplakatowanie obwieszczeń w miejscach publicznych oraz przesłanie zawiadomień do sołtysów".
Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 3 Regulaminu Rady w lokalu, gdzie odbywały się sesje, zapewniono miejsca dla publiczności.
Przewodniczący Rady zawiadamiał sołtysów o zwołanych sesjach na takich samych zasadach jak radnych, stosownie do art. 37a ustawy o samorządzie gminnym i § 7 ust. 4 Regulaminu Rady Miejskiej.
6. W zakresie czynności inspektor ds. szkolnictwa Urszuli Marty Puławskiej (z 9 lutego 2005 roku) zapisano w części E następujące zadania (obowiązki): "4. Administrowanie oraz bieżąca aktualizacja BIP. 5. Administrowanie oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej Urzędu Miejskiego w Knyszynie. 6. Przestrzeganie ustawy o dostępie do informacji publicznej".
W części E zakresu czynności kierownika Referatu Infrastruktury i Promocji Gminy Krzysztofa Bagińskiego (z 8 lutego 2005 roku) ujęto m.in. dwa następujące obowiązki: "11. Planowanie, koordynacja oraz realizacja prac związanych z informatyzacją Urzędu. 13. Przestrzeganie ustawy o dostępie do informacji publicznej".
Zakresem czynności z 9 lutego 2005 roku również zobowiązano sekretarza R. Kondrakiewicza do przestrzegania przepisów ustawy o dostępnie do informacji publicznej (punkt 14 części E), a dodatkowo wpisano do niego "ustalanie zakresów czynności na poszczególnych stanowiskach pracy", "dokonywanie kontroli wykonywania przez pracowników zadań wynikających z ich zakresu czynności" i "koordynowanie pracami należącymi do Urzędu".
Do zadań zastępcy burmistrza R. Sidorskiego należał m.in. "Nadzór nad informatyzacją Urzędu" (część E punkt 2 zakresu czynności z 22 października 2004 roku).
Regulamin Organizacyjny Urzędu w § 11 ust. 16f do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk pracy zaliczył m.in. "prowadzenie spraw związanych z ... realizacją ustawy o dostępie do informacji publicznej".
"Do kompetencji i zadań Referatu Organizacyjnego należy: ...8. prowadzenie i udostępnianie obywatelom zbioru przepisów gminnych, ...21. prowadzenie BIP". (§ 12).
Tryb przekazywania i zamieszczania w BIP informacji publicznych ustalił burmistrza zarządzeniem Nr 86/04 z 14 czerwca 2004 roku (strona 13 akt kontroli). Rozróżniono w nim czynności związane z wprowadzaniem informacji do BIP, które wykonuje "Publikator" (§ 3) od zatwierdzania i przekazywania ich "drogą elektroniczną do administratora internetowego serwisu informacyjnego", które spoczywają na osobie odpowiedzialnej "za administrowanie stroną Biuletynu" (§ 5).
Z treści omówionych wyżej zakresów czynności wynikało, że inspektor ds. szkolnictwa U. M. Puławska była jednocześnie "publikatorem" i "administratorem strony BIP", jednak w praktyce recenzentem i zatwierdzającym treść wprowadzanych do BIP informacji był często kierownik Referatu Infrastruktury i Promocji Gminy K. Bagiński.
3. Realizacja uwag i wniosków z poprzednich kontroli.
W wyniku kontroli, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w dniach 17-19 września 2002 roku, zastępca dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru, działający z upoważnienia Wojewody, skierował do burmistrza wystąpienie z 9 października, w którym stwierdzone nieprawidłowości opisano w pięciu punktach.
Pismem z 8 listopada burmistrz poinformował o podjętych działaniach zmierzających do usunięcia wskazanych uchybień.
W świetle dokonanych podczas niniejszej kontroli ustaleń, realizacja wystąpienia pokontrolnego przedstawiała się następująco:
1. Zapisany w art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o samorządzie gminnym obowiązek określania sposobu wykonywania uchwał Rady burmistrz wypełniał wydając ustne polecenia i instrukcje właściwym merytorycznie pracownikom Urzędu, którzy razie potrzeby konsultowali się dodatkowo z burmistrzem lub z działającymi z jego upoważnienia innymi osobami należącymi do kierownictwa Urzędu. Czynności te nie były dokumentowane. Statut Gminy w § 21 ust. 1 stanowił, że "Burmistrz rozstrzyga w formie zarządzeń wszystkie sprawy należące do jego kompetencji".
Celem poinformowania mieszkańców o wykorzystywaniu środków budżetowych (art. 61 ust. 3 ustawy gminnej), sprawozdania burmistrza z realizacji budżetu gminy na 2002 i 2003 rok opublikowano na łamach BIP, a wybrane informacje na ten temat zamieszczono także w lokalnym miesięczniku "Nowy Goniec Knyszyński".
2. Uchwałą Nr XII/77/04 z 9 marca 2004 roku Rada Miejska zatwierdziła ramowe plany pracy trzech stałych komisji na 2004 rok (stanowiły one załączniki do uchwały). Komisje te nie opracowały i nie przedłożyły Radzie planów pracy na 2003 rok i sprawozdań z działalności prowadzonej w tym roku.
Uchwałą Nr V/43/03 Rady z 24 marca 2003 roku powołano doraźną Komisję Inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji mienia podlegającego komunalizacji. Komisja ta dotychczas nie przedłożyła Radzie ani jednego planu pracy i ani jednego sprawozdania ze swej działalności.
Założono rejestr wniosków i opinii komisji Rady - od początku bieżącej kadencji odnotowano w nim 35 zgłoszeń.
3. Założono ewidencję przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków.
Opracowano projekt uchwały regulującej tryb przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków należących do kompetencji Rady (strony 3 i 4 akt kontroli).
4. Zarządzeniem Nr 4/02 z 30 października 2002 roku burmistrz ustalił instrukcję wewnętrzną określającą organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją wytworzoną w Urzędzie (weszła ona w życie z dniem podpisania zarządzenia). Projekt instrukcji został zatwierdzony przez dyrektora Archiwum Państwowego w Białymstoku, o czym poinformowano w piśmie z 28 października 2002 roku (znak NA.401-38/02).
5. 4 listopada 2002 roku odbyło się prowadzone przez sekretarza wewnętrzne szkolenie w zakresie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej (wzięło w nim udział 22 pracowników Urzędu). 10 lipca 2003 roku sekretarz skontrolował wykonywanie czynności kancelaryjnych na stanowisku ds. budownictwa i planowania przestrzennego dokumentując to w formie notatki służbowej. Z dniem 25 stycznia br. wprowadzono nowy system kontroli wewnętrznej, przewidujący opracowywanie rocznych planów kontroli, zatwierdzanych przez burmistrza, oraz sporządzanie protokołów przez kontrolujących (stanowił o tym rozdział IX aktualnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego).
Burmistrza Knyszyna poinformowano o prawie zgłoszenia kontrolującemu - przed podpisaniem protokołu - umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim treści oraz o prawie złożenia zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od podpisania protokołu, pisemnych wyjaśnień do przedstawionych w nim ustaleń.
Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Burmistrz Knyszyna jako kierownik kontrolowanej jednostki.
O niniejszej kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Urzędu Miejskiego na pozycji 2 w 2005 roku.
Burmistrz Starszy Inspektor Wojewódzki
/-/ Andrzej Matyszewski /-/ Andrzej Jankowski
Metryka strony
