Protokół

Z kontroli przeprowadzonej w dniach 18-19 sierpnia 2011 r. w Zespole Szkól w Kalinówce Kościelnej przez Barbarę Płońską (Skarbnika Gminy Knyszyn) na podstawie Zarządzenia Nr 17/11 Burmistrza Knyszyna z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zatwierdzenia planu kontroli wewnętrznej na rok 2011.

Zakres kontroli:

 Skontrolowano dokumenty księgowe za m-c październik 2010 r

Dyrektorem Zespołu Szkół w Kalinówce Kościelnej w kontrolowanym okresie jest P. Marta Bartnik.

Księgi rachunkowe dla Zespołu Szkół w Kalinówce Kościelnej w kontrolowanym okresie prowadziła Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół gminy Knyszyn powołana Uchwałą Nr XXVI/110/93 Rady Miejskiej w Knyszynie z dnia 21 marca 1993r.

Wyżej wymieniona placówka oświatowa prowadzi gospodarkę finansową wg zasad ustalonych dla jednostek budżetowych.

W trakcie kontroli sprawdzono:

I. Przyjęte przez kontrolowana jednostkę unormowania niezbędne dla przestrzegania obowiązujących przepisów regulujących zasady gospodarki finansowej oraz dokumentowania i ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych dotyczących funkcjonowania zespołu szkół.

II. Procedury kontroli wewnętrznej oraz ich przestrzeganie.

III. Stan należności oraz zobowiązań wymagalnych na dzień 31.12.2010 r.

Ad. I. Obowiązek posiadania unormowań wewnętrznych wynika z postanowień ustawy o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych.

Przyjęte zasady rachunkowości określone zostały Zarządzeniem Nr 13/2008 Dyrektora Zespołu Szkół w Kalinówce Kościelnej z dnia 20.12.2008 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości i zakładowego planu kont. Przyjęte procedury kontroli wewnętrznej określone zostały w Zarządzeniu Nr 14/2008 Dyrektora Zespołu Szkół w Kalinówce Kościelnej z dnia 20.12.2008 r. wprowadzającym instrukcję systemu kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.

Ad. II. Przestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej.

Kontrola wewnętrzna jako całość zasad i procedur przyjętych przez kierownika jednostki ma na celu uzyskanie zapewnienia, że jednostka realizuje swoje zadania:

 1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a)      uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b)      optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

 2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

 3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań

1)      Gospodarka pieniężna – obrót gotówkowy.

Obsługę kasową Zespołu Szkół w Kalinówce Kościelnej prowadzi Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn.

Sprawdzono poprawność sporządzania raportów kasowych w miesiącu październiku 2010 r. oraz udokumentowania wykazanych w tych raportach przychodów i rozchodów gotówki.

- Raport kasowy Nr 13/ZSz.Kalin./podst z dnia 27-29.10.2010 r. Wpływ gotówki do kasy oraz rozchód gotówki w tym dniu nastąpił w kwocie 239,92 zł. Dokonano następujących wypłat gotówkowych:

- zwrot kosztów wyjazdu służbowego w ramach dokształcania i doskonalenia nauczycieli w kwocie 56,60 zł,

- zwrot kosztów podróży służbowej w działalności podstawowej szkoły – 19,32 zł,

- zwrot kosztów za badania okresowe pracowników – 164,00 zł

Sprawdzany raport kasowy podpisany jest przez pracownika Obsługi Finansowo-Księgowej sporządzającego raport.  Na raporcie zamieszczono również informację o ilości załączonych dowodów.  Raport kasowy został sprawdzony przez głównego księgowego, co udowodnione jest złożonym podpisem osoby sprawdzającej.

Dowody księgowe dokumentujące wydatki gotówkowe zawierają następujące informacje potwierdzające ich kontrolę i zatwierdzenie do wypłaty:

- adnotacje informujące o sprawdzeniu dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym oraz podpis osoby, która sprawdzenia dokonała,

- adnotacja informująca o sprawdzeniu dokumentu pod względem merytorycznym oraz podpis osoby, która go dokonała,

- adnotacja o zatwierdzeniu dowodu księgowego do wypłaty ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej wydatku.

b) Obrót bezgotówkowy.

Poddano kontroli wyciągi bankowe ze zbioru dokumentów za miesiąc październik 2010 r.

1. Wyciąg bankowy Nr 96 z dnia 01.10.2010 r. Wydatkowano kwotę 40.898,56 zł. Przekazano wynagrodzenia netto na rachunki bankowe dla pracowników w łącznej kwocie 40.318,76 zł , przekazano składki do PZU i PKZP potrącone z list płac w kwocie 528,80 zł. Poniesiono koszty przelewów bankowych w kwocie 51,00 zł.

Na rachunek wpłynęły środki z budżetu gminy w kwocie 15.000 zł.

2. Wyciąg bankowy Nr 97 z dnia 04.10.2010 r. Wpłata na rachunek bankowy czynszu za mieszkanie wyniosła 380,50 zł, natomiast wydatkowana została kwotą 22.038,43 zł. Przekazano składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w łącznej kwocie 22.027,93 zł od wynagrodzeń wypłaconych za miesiąc wrzesień oraz poniesiono koszt za przelewy bankowe w kwocie 10,50 zł.

3. Wyciąg bankowy Nr 98 z dnia 07.10.2010 r. Wydatki poniesione w kwocie 193,00 zł, z tego kwota 190,00 zł stanowi zapłatę za Fakturę VAT FS 263/2010 z dnia 04.10.2010 r. z terminem płatności określonym na 18.10.2010 r. za szkolenie oraz kwota 3,00 zł stanowiąca opłatę za przelew bankowy.

4. Wyciąg bankowy Nr 99 z dnia 08.10.2010 r. – wydatki poniesione zostały w kwocie 1.139,18 zł, z tego:

- wypłacona kwota dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości 900,77 zł,

- opłacona została Faktura Nr 00684/S/2010 z dnia 01.10.2010 r. z terminem płatności 08.10.2010 r. na kwotę 94,00 zł,

- opłacono Fakturę Nr FK/150150041/W3/2010 z dnia 05.10.2010 r. za zużytą wodę w kwocie 54,68 zł,

- opłacono Fakturę Nr 342/10/10 z dnia 07.10.2010 r. z terminem płatności do 14.10.2010 r. w kwocie 83,73 zł  za wynajem autobusu,

- poniesiono koszt przelewów bankowych w kwocie 6,00 zł.  

5. Wyciąg bankowy Nr 100 z dnia 11.10.2010 r. zawiera wpłatę za czynsz mieszkaniowy w kwocie 289,00 zł.

6. Wyciąg bankowy Nr 101 z dnia 14.10.2010 r.

    Wydatki poniesione zostały w kwocie 9.777,00 zł, z tego:

- opłacono zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z deklaracją PIT-4 za miesiąc wrzesień 2010 r. w kwocie 6.402,00 zł,

- opłacono Fakturę Nr 000407/2010 z dnia 04.10.2010 r. za szkolenie Rady Pedagogicznej w Zespole Szkół w Kalinówce Kościelnej w kwocie 3.369,00 zł. (termin płatności 17.10.2010 r.)

- poniesiono koszt przelewów bankowych w kwocie 6,00 zł.

7. Wyciąg bankowy Nr 102 z dnia 15.10.2010 r. Wpłata na rachunek bankowy czynszu za mieszkanie za miesiąc październik w kwocie 400,00 zł.

8. Wyciąg bankowy Nr 103 z dnia 18.10.2010 r. Na rachunek przekazane zostały środki pieniężne z budżetu gminy w kwocie 5.000,00 zł.

9. Wyciąg bankowy Nr 104 z dnia 21.10.2010 r. Wydatki poniesiono w kwocie 5.453,59 zł, z tego:

-  opłacono Fakturę Nr 351/10/10 z dnia 14.10.2010 r. (termin płatności 21.10.2010 r.) w kwocie 124,67 zł za wynajem autobusu celem dowiezienia uczniów na zawody sportowe,

- opłacono Fakturę Nr FON030901145/020/10 z dnia 11.10.2010 r. (termin płatności 25.10.2010 r.) w kwocie 187,88 zł za usługi telekomunikacyjne,

- opłacono Fakturę Nr 10614/10/01 z dnia 07.10.2010 r. (termin płatności 21.10.2010 r.) w kwocie 4.261,46 zł za węgiel,

- opłacono Faktury zgodnie z zestawieniem zbiorczym  Nr 11/147/50 z dnia 14.10.2010 r. (termin płatności 28.10.2010 r.) w kwocie 870,58 zł za energię elektryczną i usługi dystrybucyjne,

- poniesiono koszty prowizji za przelewy bankowe w kwocie 9,00 zł.

 10. Wyciąg bankowy Nr 105 z dnia 25.10.2010 r. Na rachunek wpłynęły środki pieniężne z budżetu gminy na realizację wydatków budżetowych w kwocie 85.312,00 zł.

11. Wyciąg bankowy Nr 106 z dnia 27.10.2010 r. Wydatki poniesiono w kwocie 11.666,33 zł.

- dokonano przelewów wynagrodzeń netto na rachunki bankowe pracowników administracyjnych i obsługi na kwotę 7.561,62 zł,,

- podjęto gotówkę czekiem Nr 1009660885 na kwotę 169,92 zł,

- przekazano potrącenia dokonane z list płac w kwocie 1.162,00 zł,

- przekazano dochody na rachunek budżetu gminy w kwocie 1.088,50 zł,

- opłacono Rachunek Nr 04/10 z dnia 25.10.2010 r. za wrzucanie węgla i dystrybucję ciepła w kwocie 1.500,00 zł,

- opłacono Fakturę Nr 1510/S/10 z dnia 21.10.2010 r. (termin płatności 28.10.2010 r.) w kwocie 85,60 zł za wywóz nieczystości stałych,

- opłacono Fakturę Nr 5049168044/22/10 z dnia 18.10.2010 r. (termin płatności 01.11.2010 r.) w kwocie 74,69 zł za usługi telekomunikacyjne,

- poniesiono koszt prowizji za obsługę rachunku w kwocie 15,00 zł oraz za przelewy bankowe w kwocie 9,00 zł

12. Wyciąg bankowy Nr 107 z dnia 29.10.2010 r.  Z rachunku bankowego podjęta została gotówka czekiem Nr 1009660887 w kwocie 70,00 zł.

13. Wyciąg bankowy Nr 108 z dnia 31.10.2010 r. Wydatek w kwocie 1,20 zł stanowi prowizja od obrotów konta pobrana przez bank.

Ad. III. Stan należności i zobowiązań wymagalnych na dzień 31.12.2010 r.

Należności wymagalne oraz zobowiązania wymagalne na dzień 31 grudnia 2010 nie wystąpiły

     W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, iż przestrzegane są procedury kontroli wewnętrznej. Przeprowadzana jest wstępna kontrola celowości zaciągniętych zobowiązań i dokonywania wydatków. Wszystkie dowody księgowe są opisane, podpisane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.

Protokół został sporządzony w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje jednostka kontrolowana i jeden pozostaje w teczce “Kontrola wewnętrzna” jednostki kontrolującej.

Knyszyn, 19.08.2011 r.

Podpis osoby kontrolującej                                    Przedstawiciele jednostki kontrolowanej

1. Barbara Płońska                                                 1. Marta Bartnik

                                                                               2. Bożena Piasecka