Protokół

Z kontroli przeprowadzonej w dniach 16-18 sierpnia 2011 r w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie przez Barbarę Płońską -Skarbnika Gminy Knyszyn na podstawie Zarządzenia Nr 17/11 Burmistrza Knyszyna z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zatwierdzenia planu kontroli wewnętrznej na rok 2011.

Zakres kontroli

Kontroli poddano wydatki dokonane na podstawie dokumentów księgowych za m-c lipiec 2010 r.

Księgi rachunkowe Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie prowadzi Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół gminy Knyszyn powołana Uchwałą Nr XXVI/110/93 Rady Miejskiej w Knyszynie z dnia 21 marca 1993r.

Wyżej wymieniona placówka oświatowa prowadzi gospodarkę finansową wg zasad ustalonych dla jednostek budżetowych.

W trakcie kontroli sprawdzono:

I. Przyjęte przez kontrolowaną jednostkę unormowania niezbędne dla przestrzegania obowiązujących przepisów regulujących zasady gospodarki finansowej oraz dokumentowania i ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych dotyczących funkcjonowania zespołu szkół.

II. Procedury kontroli wewnętrznej oraz ich przestrzeganie.

III. Prawidłowość gospodarowania mieniem ZSO w Knyszynie

Ad. I. Obowiązek posiadania unormowań wewnętrznych wynika z postanowień ustawy o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych.

Przyjęte zasady rachunkowości określone zostały Zarządzeniem Nr 5/2008 Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie z dnia 30.12.2008 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości i zakładowego planu kont. Przyjęte procedury kontroli wewnętrznej określone zostały w Zarządzeniu Nr 6/2008 Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie z dnia 30.12.2008 r. wprowadzającym instrukcję systemu kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.

Ad. II. Przestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej.

Kontrola wewnętrzna jako całość zasad i procedur przyjętych przez kierownika jednostki ma na celu uzyskanie zapewnienia, że jednostka realizuje swoje zadania:

 1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a)      uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b)      optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

 2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

 3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań

1)      Gospodarka pieniężna – obrót gotówkowy.

Obsługę kasową Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie prowadzi Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn.

      Dokonano kontroli dokumentów zawartych w Raportach kasowych:

Sprawdzono poprawność sporządzenia raportu kasowego oraz udokumentowania wykazanych w tym raporcie przychodów i rozchodów gotówki.

      -  Nr 16/podst/ZSO z dnia 14 lipca 2010 r.

Wpływ gotówki według raportu kasowego w dniu 14. 07.2010 r. oraz rozchód gotówki wynosi 68,48 zł. Wypłacono zwrot kosztów podróży służbowej na kwotę 13,02 zł oraz dokonano wypłaty kwot za faktury gotówkowe Nr 00528/01/FT oraz 1841/0/10 na łączną kwotę 55,46 zł.

       - Nr 17/podst/ZSO z dnia 29 lipca 2010 r.

      Wpływ gotówki według raportu kasowego w dniu 29.07.2010 r. oraz rozchód gotówki wynosi 105,35 zł. Wypłacono zwrot kosztów podróży służbowej na kwotę 12,60 zł oraz kwotę zgodnie z fakturą Nr 9516/1133/10 w wysokości 92,75 zł.

Sprawdzane raporty kasowe podpisane zostały przez pracownika sporządzającego raport. Na raporcie zamieszczono również informację o ilości załączonych dowodów. Raporty kasowe zostały sprawdzone przez głównego księgowego, co udowodnione jest złożonym podpisem osoby sprawdzającej.

Dowody księgowe dokumentujące wydatki gotówkowe zawierają następujące informacje potwierdzające ich kontrolę i zatwierdzenie do wypłaty:

- opis przeznaczenia zakupionego materiału,

- adnotacje informujące o sprawdzeniu dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym oraz podpis osoby, która sprawdzenia dokonała,

- adnotacja informująca o sprawdzeniu dokumentu pod względem merytorycznym oraz podpis osoby, która go dokonała,

- adnotacja o zatwierdzeniu dowodu księgowego do wypłaty ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej wydatku.

b) Obrót bezgotówkowy.

Poddano kontroli wyciągi bankowe ze zbioru dokumentów za miesiąc lipiec 2010 r.

1. Wyciąg bankowy Nr 82 z dnia 01.07.2010 r. Wydatkowano kwotę 148.455,36 zł. Przekazano wynagrodzenia netto za miesiąc lipiec 2010 r. na rachunki bankowe dla pracowników, przekazano składki do PZU i PKZP potrącone z list płac. Opłacono również składki ZUS i na Fundusz Pracy za miesiąc czerwiec 2010 r. Poniesiono koszty przelewów bankowych. Wpłata na rachunek bankowy wynosi 312,26 zł Jest to czynsz za mieszkanie za m-c lipiec 2010 r.

2. Wyciąg bankowy Nr 83 z dnia 02.07.2010 r. Wpłata na rachunek bankowy za czynsz mieszkaniowy wyniosła 133,20 zł.

3. Wyciąg bankowy Nr 84 z dnia 07.07.2010 r. Wydatkowano kwotę 493,00 zł, która dotyczy opłaty Rachunku Nr 23/10 z dnia 01.07.2010 r. za naprawę kserokopiarki i drukarki w kwocie 490,00 zł oraz opłaty za przelew w kwocie 3,00 zł.

4. Wyciąg bankowy Nr 85 z dnia 08.07.2010 r. zawiera wpłatę za czynsz mieszkaniowy w kwocie 133,20 zł oraz wydatki na kwotę 727,95 zł, z tego:

- opłacono kwotę 105,00 zł zgodnie z Decyzją Nr 162/DP/HŻ/10 z dnia 01.07.2010 r. Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Mońkach za przeprowadzoną kontrole sanitarną,

- opłacono za Fakturę VAT Nr 11/110294/45/110054900/45W/2010 kwotę 508,95 zł za energię elektryczną,

- dokonano refundacji podatku od towarów i usług na kwotę 108,00 zł,

- opłacono za dokonane przelewy kwotę 6,00 zł.

5. Wyciąg bankowy Nr 86 z dnia 14.07.2010 r. Wydatki ogółem wynoszą 12.724,37 zł, z tego:

- opłacono Fakturę Nr FVT R/10/07/5200 z dnia 06.07.2010 r. z terminem zapłaty 20.07.2010 r,

   na kwotę 150,61 zł za rozmowy telefoniczne,

- opłacono Fakturę Nr FON 03090145/013/10 z dnia 12.07.2010 r. z terminem płatności 26.07.2010 r. na kwotę 151,28 zł za abonamenty telefoniczne za okres 01.07-31.07.2010.

- opłacono zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie deklaracji PIT-4 za miesiąc czerwiec 2010 r. w kwocie 12.345,00 zł,

- opłacono za przelewy bankowe kwotę 9,00 zł,

- podjęto gotówkę czekiem z banku w kwocie 68,48 zł.

6. Wyciąg bankowy Nr 87 z dnia 19.07.2010 r. Wpłynęła na rachunek bankowy refundacja wynagrodzeń pracowników interwencyjnych za miesiąc czerwiec 2010 r. w kwocie 748,74 zł.  

7. Wyciąg bankowy Nr 88 z dnia 23.07.2010 r. r. Poniesiono wydatki w kwocie 15,00 zł jako prowizję za obsługę rachunku bankowego za m-c lipiec 2010 r.

- opłacono kwotę 20 zł za wydane zaświadczenie lekarskie,

8. Wyciąg bankowy Nr 89 z dnia 26.07.2010 r. - przekazano dochody na rachunek budżetu gminy w kwocie 616,13 zł. W tym dniu wpłynęły też środki pieniężne z budżetu gminy w kwocie 10.000 zł.

9. Wyciąg bankowy Nr 90 z dnia 27.07.2010 r. Poniesiono wydatki w kwocie 18.772,61 zł, z tego:

- przekazano wynagrodzenia na rachunki bankowe pracowników w kwocie 13.326,76 zł,

- przekazano składki na PKZP w kwocie 260,00 zł,

- przekazano składki ZNP w kwocie 365,00 zł,

- przekazano składki NSZZ w kwocie 106,50 zł,

- opłacono faktury za energie elektryczną w kwocie 1.274,05 zł ( termin płatności przypada na dzień 30.07.2010 r.).

- przekazano spłaty pożyczek mieszkaniowych na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w kwocie 3.100,00 zł,

- opłacono Fakturę Nr 012172010 z terminem płatności 04.08.2010 r. na kwotę 325,30 zł,

- dokonano opłaty za przelewy w kwocie 15,00 zł.

10. Wyciąg bankowy Nr 91 z dnia 29.07.2010 r. Z rachunku bankowego podjęto kwotę 105,35 zł czekiem Nr 1009431388. Na rachunek wpłynęły środki na wydatki budżetowe z budżetu gminy w kwocie 154.000 zł.

11. Wyciąg bankowy Nr 92 z dnia 31.07.2010 r. Bank pobrał prowizję od obrotów w kwocie 0,87 zł.

Ad .III. Prawidłowość gospodarowania mieniem ZSO w Knyszynie.

1.      Inwentaryzacja składników majątkowych.

Na dzień 31.12.2010 przeprowadzona była inwentaryzacja roczna zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zespół spisowy dokonał spisu z natury składników majątkowych znajdujących się w magazynie żywnościowym, inwentaryzacji oleju opałowego, węgla (kuchnia) oraz inwentaryzacji gotówki w kasie. Inwentaryzacja została rozliczona w ustawowym terminie.

Inwentaryzacja pełna majątku trwałego i obrotowego przeprowadzona była na dzień 31.12.2007 r. i została rozliczona w terminie określonym przepisami ustawy.

2.      Gospodarka materiałowa prowadzona jest w sposób zapewniający prawidłowe wykorzystanie zapasów materiałowych. Prowadzona jest ewidencja księgowa wartościowa oraz ewidencja ilościowo-wartościowa na kartotekach magazynowych prowadzonych przez pracownika materialnie odpowiedzialnego za stan magazynu.

W księgowości ZSO w Knyszynie prowadzona jest ewidencja środków trwałych (k.011) na kartach środków trwałych. Pozostałe środki trwałe ewidencjonowane są w systemie komputerowym (konto 013). Zapasy magazynowe ewidencjonowane są na koncie 310.

Wartości niematerialne i prawne księgowane są na koncie 020.

Środki trwałe, materiały oraz wartości niematerialne i prawne ewidencjonowane są zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz podatku dochodowym od osób prawnych.

3.      Dochody z najmu składników majątkowych.

W okresie objętym kontrolą w ZSO w Knyszynie zawarte zostały następujące umowy najmu lokalu:

- umowa z dnia 17 maja 2010 r. na wynajem kuchni i stołówki budynku ZSO na okres od 29 do 30 maja 2010 r. na kwotę brutto 122,00 zł.

- umowa z dnia 22 czerwca 2010 r. na wynajem kuchni i stołówki w budynku ZSO na dzień 27 czerwca 2010 r. na kwotę 80 zł plus 22% VAT.

- umowa z dnia 29 września 2010 r. na wynajem pomieszczenia hali sportowej ZSO od 1.10.2010 do 31.03.2011 r. na kwotę 125,00 zł plus 22% VAT miesięcznie

- umowa z dnia 13.10.2010 r. na wynajem Sali gimnastycznej korekcyjnej ZSO od 1.11.2010 r. do 31.01.2011 r. na kwotę 50,00 zł plus 22% VAT.

- umowa z dnia 01.09.2010 r. na wynajem sal lekcyjnych do 30.04.2013 r. – 18 zł brutto za 1 godzinę lekcyjną. Ilość godzin określona jest w załączniku do umowy.

- w miesiącu grudniu 2009 r. została zawarta umowa na wydzierżawienie pomieszczeń i prowadzenie sklepiku szkolnego w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie. Strony ustaliły, że miesięczna stawka czynszu brutto w okresie od 01.01.2010 r. do 30.06.2011 r. wynosić będzie 500,00 złotych. Najemca nie uiszcza opłaty za miesiąc lipiec i sierpień. Postanowiono, iż wynajmujący będzie corocznie dokonywać waloryzacji czynszu w oparciu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanych przez Prezesa GUS za rok ubiegły.

     W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, iż przestrzegane są procedury kontroli     wewnętrznej. Przeprowadzana jest wstępna kontrola celowości zaciągniętych zobowiązań i dokonywania wydatków. Wszystkie dowody księgowe są opisane, podpisane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.

.    Na tym protokół zakończono. Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla jednostki kontrolowanej i kontrolującej.

Knyszyn, 18.08.2011 r.

Podpis osoby kontrolującej                                    Przedstawiciele jednostki kontrolowanej

1. Barbara Płońska                                                 1.Krzysztof Chowański

                                                                               2. Bożena Piasecka